Versie juni 2026 | Close encounters | MeaVerba
MeaVerba, onderdeel van Close encounters, gevestigd te Amsterdam (KvK 33 187 385), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
meaverba.eu
pjb@close-encounters.nl
Voor vragen over privacy en gegevensverwerking kunt u contact opnemen met Pieter J. Bogaers via bovenstaand e-mailadres.
Close encounters | MeaVerba verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Het gaat om de volgende categorieën:
Onze dienst is niet gericht op personen jonger dan zestien jaar en heeft niet de intentie gegevens over hen te verzamelen. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming van ouders of voogd persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via pjb@close-encounters.nl. Wij verwijderen die gegevens dan zo snel mogelijk.
Close encounters | MeaVerba verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Close encounters | MeaVerba verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond. In de meeste gevallen is dat de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld voor intake, redactionele voorbereiding, communicatie, facturering en oplevering van de overeengekomen dienst. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken op grond van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale bewaarplichten, op basis van uw toestemming wanneer die vereist is, of op grond van een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen en het zorgvuldig beheren van klantrelaties. Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, maken wij steeds een afweging tussen ons belang en uw privacy.
MeaVerba is een journalistieke dienst die wordt aangestuurd door een hoofdredacteur. Bij de voorbereiding van kopij maken wij, afhankelijk van de aard van de opdracht, gebruik van ondersteunende ai-diensten. Dat kan variëren van inhoudelijke trendanalyse en taalkundige kwaliteitscontrole tot ondersteuning bij conceptteksten. In alle gevallen geldt dat de uiteindelijke redactionele beslissingen worden genomen door een menselijke eindredacteur. Geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst vindt binnen MeaVerba niet plaats.
Wanneer wij ai-diensten inzetten, kunnen aangeleverde gegevens — intakegesprekken, schrijfvoorbeelden, eerdere publicaties, interviewopnamen — worden verwerkt door taalmodellen van derde partijen. Wij hechten eraan dat klanten weten welke diensten daarvoor in aanmerking komen en onder welke voorwaarden.
MeaVerba gebruikt voor alle ai-diensten de zakelijke voorwaarden, niet de consumentenversies. Dat onderscheid is wezenlijk: onder de zakelijke voorwaarden worden klantdata niet gebruikt om de onderliggende modellen verder te trainen, en gelden striktere bewaartermijnen. Voor sommige van deze diensten geldt dat verwerking buiten de Europese Unie plaatsvindt. MeaVerba baseert die doorgifte op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses), waar van toepassing aangevuld met het EU-US Data Privacy Framework. Waar mogelijk geeft MeaVerba voorkeur aan Europese en Zwitserse alternatieven.
MeaVerba deelt gegenereerde content en intakegegevens niet met andere derden dan de hieronder genoemde subverwerkers, verkoopt deze gegevens niet en gebruikt ze niet voor marketingdoeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming.
De volgende partijen kunnen, afhankelijk van de werkstroom, namens MeaVerba persoonsgegevens verwerken. Niet elke opdracht maakt gebruik van alle genoemde diensten. Bij wezenlijke wijzigingen in deze lijst worden klanten geïnformeerd.
| Partij | Mogelijke rol | Vestiging | Soort gegevens |
|---|---|---|---|
| mijn.host | Hosting marketingwebsite meaverba.eu | Nederland | Contactformuliergegevens, IP-adressen bezoekers |
| infomaniak of Scalingo (afhankelijk van beschikbaarheid) | Hosting databases en klantprofielen | Zwitserland / Frankrijk | Klantprofielen, intakegegevens, gegenereerde content — versleuteld opgeslagen |
| Anthropic | Inhoudelijke kwaliteitscontrole en conceptondersteuning via Claude | Verenigde Staten | Conceptteksten, briefingmateriaal |
| Mistral AI / LeChat | Conceptondersteuning of kwaliteitscontrole (Europees alternatief) | Frankrijk | Conceptteksten, briefingmateriaal |
| Perplexity | Sectoronderzoek en trendanalyse | Verenigde Staten | Sector- en thematische zoekopdrachten (geen klantnamen) |
| Interne orkestratietools (gehost in Europa) | Procesmatige koppeling tussen database en ai-diensten | Europa | Procesmatige doorgifte van gegevens, geen opslag van persoonsgegevens |
| Make.com | Werkstroomorkestratie met menselijke tussenkomst | Tsjechië (EU) | Procesmatige doorgifte, e-mailafhandeling |
Persoonsgegevens die bij MeaVerba binnenkomen of door MeaVerba worden verwerkt, worden bij voorkeur ondergebracht bij Europese instellingen met versleutelde opslag. Het uitgangspunt is helder: nationale oplossingen hebben de voorkeur, gevolgd door Europese, en pas in laatste instantie partijen buiten de Europese Unie.
Close encounters is zich zeer bewust van het vertrouwelijke karakter van de informatie waarmee wij werken. Dat geldt in het bijzonder voor klanten in sectoren waar discretie en compliance kernwaarden zijn, zoals beveiliging, hospitality en advisering. De selectie van toeleveranciers is daarom geen administratieve handeling, maar een doorlopend proces. Vooraf worden het juridische regime, de vestigingsplaats en het trackrecord van iedere partij beoordeeld. Achteraf wordt die beoordeling periodiek herzien.
Partijen die geen aantoonbare AVG-conformiteit kunnen garanderen, worden niet ingezet voor de verwerking van klantgegevens. Wanneer een specifieke ai-dienst alleen beschikbaar is bij een aanbieder buiten de Europese Unie, baseert MeaVerba die verwerking op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses), aangevuld met het EU-US Data Privacy Framework waar van toepassing. Ook dan geldt: zodra een gelijkwaardige Europese of nationale oplossing beschikbaar komt, wordt overgestapt.
MeaVerba streeft er voortdurend naar gegevens zo veilig mogelijk te verwerken, met versleuteling als standaard en met subverwerkers die aantoonbaar voldoen aan strikte veiligheids- en privacystandaarden.
De ai-sector is een dynamisch werkterrein waarin aanbieders, voorwaarden en mogelijkheden snel veranderen. MeaVerba behoudt zich het recht voor om binnen het hierboven beschreven kader van verwerker te wisselen en informeert klanten bij wezenlijke wijzigingen in de samenstelling van subverwerkers.
Close encounters | MeaVerba bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist:
Close encounters | MeaVerba verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, voor de subverwerkers zoals beschreven in sectie 7, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Close encounters | MeaVerba gebruikt alleen technische en functionele cookies, en privacyvriendelijk ingestelde analytische cookies. Daarnaast kunnen technische loggegevens, zoals IP-adressen, tijdelijk worden verwerkt voor de beveiliging en goede werking van de website. U kunt cookies weigeren via uw browserinstellingen. Eerder opgeslagen cookies kunt u via de browserinstellingen verwijderen.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking, en een verzoek in te dienen voor gegevensoverdraagbaarheid.
Verzoeken kunt u sturen naar pjb@close-encounters.nl. Indien nodig kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren binnen vier weken.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Close encounters | MeaVerba neemt de bescherming van uw gegevens serieus en treft passende maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging. De volgende maatregelen zijn van kracht:
Als u vermoedt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact op via pjb@close-encounters.nl.
Deze privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer nieuwe diensten worden toegevoegd of de wetgeving wijzigt. De meest actuele versie is altijd te vinden op meaverba.eu/privacybeleid. Bij wezenlijke wijzigingen worden actieve klanten via e-mail geïnformeerd.
Laatste wijziging: juni 2026.